Чек лист аудита складского помещения. Аудит складских операций. Логистический аудит на практике

2 Турлаев Евгений Геннадьевич Учредитель консалтинговой компании «Профиком» (целью компании является решение бизнес задач для предприятий, которые имеют дальновидную стратегию развития своих брендов), бизнес-тренер, кризис- менеджер, практик. Более детальная информация на сайте Направление деятельности: консалтинговые услуги по вопросам развития бизнеса; построение качественной дистрибуционной системы продаж; работа в развитии отдела сбыта и стратегии продаж в торговых и производственных компаниях; построения логистических систем; проведение открытых и корпоративных семинаров; кризис менеджмент в сбыте и логистике.

Цель проведения логистического анализа Экспертная оценка существующей складской системы и конструктивное предложение внедрения новой технологии в работе склада, обработки технологических операций с товаром, техническим обеспечении складского комплекса. 4

Ключевой принцип проведения аудита Ключевой принцип проведения аудита – движения от глобальных целей предприятия в изменении существующей складской логистической системы к детальному исследованию складских технологических процессов, причин низкой эффективности и упущенных возможностей в работе складской логистики. 5

Определения задач Встреча с руководством компании. Подготовка списка изменений, в котором указаны сформулированные цели проекта, достижение которых требуется в результате изменений. Список целей делится на приоритеты - обязательные, плановые и желаемые. Обязательные цели должны быть определены. Плановые и желаемые служат для оценки отдельных аспектов решения. Подписание договора и соглашения о конфиденциальности. 6

Общения с персоналом Общения с сотрудниками на складе, которое длится пять рабочих дней; Максимальное вовлечение их в происходящие процессы изменений, что является одной из главных целей аудита; Получение максимального объема информации и объективной оценки работы складского хозяйства на сегодняшний день

Анализ полученной информации Разработка путей решений в оптимизации системы взаимодействия с другими структурными подразделениями компании; Разработка схем товарных потоков и размещения продукции на складе; Проектирование и расчет количества мест хранения; Расчет складского оборудования по типам; Разработка схемы технологического процесса; Оптимизация складских операций; Расчет количества персонала в зависимости от предлагаемых вариантов технологии работы склада; Разработка рекомендаций по оптимизации системы складского учета, документооборота, информационного обмена.

Историю развития такой категории, как аудит, многие авторы рассматривают по-разному. Соответствующая дефиниция в переводе с латинского трактуется как «слушание» и используется на практике для определения проверки. Так, под аудитом принято понимать проверку, осуществляемую независимым экспертом, направленную на определенную деятельность или явление. Именно поэтому различают технический, операционный, экологический, а также логистический аудит, который рассматривается в данной статье. Что подразумевается под представленной категорией? Чем она отличается от других? Какие существуют виды логистического аудита? На эти и иные не менее важные вопросы можно отыскать ответы в процессе прочтения нашей статьи.

Понятие и организация логистического аудита

Сегодня наряду с понятиями финансового, бухгалтерского, технического и иных разновидностей аудита немаловажную позицию занимает логистический аудит. В первую очередь его действие направлено на сокращение издержек логистического характера и повышение эффективности хозяйственной деятельности предприятия в целом.

Под логистическим аудитом следует понимать комплексную проверку эффективности работы подсистем логистики. Роль логистического аудита при выборе логистической стратегии заключается в выявлении «проблемных участков». Так, в процессе процедуры формируется дерево связей между ними, носящих причинно-следственный характер. Кроме того, производится масштабный экономический расчет в отношении продаж, применения площадей и управления запасами. Организация логистического аудита и этапы проведения относятся непосредственно к следующим видам проверок:

• Аудит закупок, то есть материально-технического снабжения.
• Аудит планирования по схеме «продажи - производство - закупки».
• Аудит логистических затрат на складирование, комплектацию, хранение и перемещение товарной продукции.
• Аудит распределения товарной продукции в соответствии с цепочкой поставок.

Результаты логистического аудита

Помимо организационного вопроса, в теоретические основы системы логистического аудита включается и результат процедуры в виде отчета, содержащего следующие сведения:

• Оценка действительного состояния в отношении логистической системы предприятия.
• Перечень технических, информационных, организационных и технологических рекомендаций по улучшению всех логистических подсистем.
• Оценка необходимости определенных изменений.
• Предварительная (потенциальная) окупаемость инвестиций.

Результаты, которые оглашаются после проведения такой процедуры, как аудит логистических систем, обычно говорят от уместности тех или иных проектов, связанных со следующими пунктами:

• Разработка стратегии в плане логистической составляющей структуры.
• Реинжиниринг (проектирование) системы или же подсистемы логистики. Ярким примером последней может служить проектирование комплекса складского характера.
• Формирование системы, связанной с регламентацией логистических бизнес-процессов.

Логистический аудит и основной его принцип

Ключевым принципом логистического аудита является развивающееся движение от общего к частному. Иными словами, процедура начинается с проверки целей деятельности структуры глобальной направленности и заканчивается причинами упущенных возможностей, низкой производительности, а также низкой эффективности. После проработки вопросов общего характера логистический аудит предприятия предполагает проведение детального исследования логистических функциональных областей в компании.

Так, в соответствии с приведенным выше принципом осуществляется изучение текущих стратегий предприятия, способных в полной мере повлиять на организацию в плане движения потоков материальной природы. Для этого в любом случае необходим анализ корпоративной миссии, а также производственной, маркетинговой и закупочной стратегии фирмы. Аудит логистических систем своим заключительным шагом содержит формирование базы данных. Так, ее можно применить для оценки деятельности этих систем на предприятии.

Для реализации рассматриваемой в статье процедуры создается команда, включающая представителей логистической службы и иных функциональных подразделений компании (бухгалтерия и финансы, продажи и маркетинг, закупки и производство, информационная служба и так далее). Важно дополнить, что, к примеру, логистический аудит транспортной системы предприятия проводится в присутствии сторонних экспертов. Кроме того, для реализации процедуры нередко привлекают студентов специализированных высших учебных заведений. Данный ход, несомненно, целесообразен, ведь начинающим специалистам, так или иначе, нужна практическая база для достижения поставленных в профессиональном плане целей.

Этапы составления отраслей логистического аудита

Современные ученые различают несколько этапов логистического аудита, среди которых предварительный, основной и, соответственно, заключительный. Для начала целесообразным будет рассмотреть предварительный этап логистического аудита.

Так, на протяжении первых двух-трех дней специалисты изучают функциональные области производства, снабжения, реализации и сбыта товарной продукции. Затем на протяжении недели логистические эксперты осуществляют обработку результатов исследований, а также подготовку перечня логистических функций, которые, так или иначе, подлежат тщательной проверке. Логистический аудит своей заключительной строкой на данном этапе содержит формулировку вопросов для анкет и интервью, а также составление перечня показателей, в соответствии с которыми будет производиться оценка логистических функций.

Основной этап логистического аудита

Для начала необходимо отметить, что основной этап столь масштабной процедуры классифицируется на внутренний и внешний аудит. В данной главе рассмотрен аудит логистических затрат на примере предприятия промышленности и его основной этап. Начальной точкой внутреннего аудита считается интервью с руководителем предприятия. После этого логистический аудит производится в соответствии со следующими направлениями:

• Первое направление подразумевает опрос сотрудников функциональных подразделений компании по вопросам, которые, так или иначе, имеют отношение к логистике (сбыт, склады, транспорт).
• Второе направление предполагает работу с выборкой документации предприятия.
• Третье направление говорит о сборе сведений в соответствии с договорами поставки для осуществления статистического анализа продаж и закупок товарной продукции.

В процессе производимого внутреннего логистического аудита применяется система показателей, которые классифицируются на следующие группы:

• Первая группа содержит показатели обслуживания внешних и внутренних потребителей, а также оценку качественных характеристик сервиса, куда необходимо отнести способность принципиально изменять особенности заказов в соответствии с запросами клиентов, время исполнения заказов, а также стабильность в отношении данного времени.
• Во вторую группу включены показатели, которые связаны непосредственно с затратами денежных средств на осуществление логистических операций и процедур. В процессе анализа затрат производят оценку соотношения «затраты - выгоды». Здесь подразумеваются те выгоды, которые получают клиенты от принятия и дальнейшей реализации определенных решений в компании.
• Третья группа насчитывает несколько показателей применения собственного парка транспортных средств (подвижного состава) или складских сооружений, среди которых коэффициент применения грузоподъемности ТС, коэффициент применения складского объема и так далее.

Внешний аудит

Как выяснилось, основной этап рассматриваемой в статье процедуры содержит такие виды логистического аудита, как внутренний и внешний. В данной главе целесообразным будет ознакомиться с последним. Важно отметить, что имеет смысл ставить начальную точку внешнему аудиту только тогда, когда процедура внутреннего аудита гарантированно пройдена. Так, на данной стадии осуществляется изучение ожиданий и требований клиентуры для того, чтобы определить оптимальные показатели деятельности предприятия; рассмотрение приемов, применяемых конкурентами; оценка уровня обслуживания потребителей материального потока и так далее.

Необходимо отметить, что внешний логистический аудит производится в виде рассылки специально подготовленных анкет или выборочных собеседований непосредственно с представителями обслуживаемых компаний, а также покупателями из различных мест в географическим плане или с различным объемом закупок. Важно дополнить, что типовые анкеты в обязательном порядке адаптируются совершенно под каждую проверяемую структуру. Кроме того, опрашиваются, как правило, не только руководители компании или отдельных ее подразделений, но и конкретные сотрудники в соответствии с их сферой деятельности.

Таким образом, по результатам внешнего аудита можно сформировать конкретные рекомендации для структуры и указать те изменения, которые необходимо осуществить в актуальной на момент проверки логистической системе.

Заключительный этап

После того как основной этап логистического аудита произведен, необходимо осуществить подготовку следующих аналитических отчетов:

• Первый отчет, разработанный в соответствии с анализом номенклатуры запасов, содержит в себе сведения по поводу ассортимента сырья и товарной продукции, запасов по группам, категорий или позиций, оценки оборачиваемости позиций по номенклатуре.
• Второй отчет содержит анализ движения денежных потоков в компании, а также за ее пределами. Например, детализированная характеристика движения денежного потока по складу в общем и объем денежных потоков в соответствии с каждой логистической операцией в отдельности. Важно отметить, что на отрезках линии, находящейся между складскими зонами, также важно указать величину денежного потока. Полученные результаты применяются для того, чтобы определить число грузчиков и транспортных средств внутрискладского назначения.
• Третий отчет посвящается оснащению предприятия ресурсами. Так, соответствующие сведения включают классификацию и характеристику погрузочно-разгрузочной техники. Основной целью описания является не что иное, как оценка актуальной для предприятия материально-технической базы.

Обобщение сведений

Как выяснилось, логистический аудит осуществляется в целях выявления недочетов в логистической системе структуры. После определения «узких мест (участков с повышенным риском), так или иначе, логистическими экспертами производится разработка рекомендаций для исправления обозначенных проблем. Безусловно, данные рекомендации в последующем используются для повышения уровня обслуживания существующих клиентов, нахождения новых, а также для совершенствования управления денежными потоками.

Пример логистического аудита

В данной главе целесообразным будет рассмотреть процедуру логистического аудита на конкретном примере. Аудит склада - не что иное, как поиск методов улучшения деятельности склада в пределах экспресс-исследования складских процессов и ресурсов. Приведенное мероприятие может осуществляться как разово, так и на постоянной основе. Как отмечалось выше, логистический аудит, главным образом, нацелен на выявление недочетов в организации склада, а также в его работе. Кроме того, в данном случае уместно создание тех или иных предложений по устранению найденных недостатков. Частной задачей рассматриваемой в статье процедуры зачастую является обоснование того, что склад необходимо автоматизировать.

Нередко логистический аудит считают обязательным этапом, предваряющим внедрение WMS-системы. Так, результаты исследований и соответствующие рекомендации логистических экспертов позволяют отыскать наиболее оптимальные варианты в плане хранения товарной продукции, а также оптимизировать реализацию складских операций, количество сотрудников, загрузку и так далее. Иными словами, логистический аудит, так или иначе, способствует осознанию того, что необходимо сделать на складе для приведения его в абсолютный порядок перед автоматизацией.

Логистический аудит на практике

Логистический аудит склада включает в себя следующие операции:

• Анализ в отношении инфраструктуры.
• Анализ технического процесса.
• Анализ актуальных документов.
• Анализ компьютерных и информационных систем.
• Разработка предложений и рекомендаций по улучшению ситуации.
• Расчет в плане технико-экономического обоснования внедрения WMS-системы.

В процессе произведения логистического аудита складского помещения применяются следующие инструменты:

• Интервьюирование сотрудников предприятия.
• Наблюдение за рабочим процессом на складе.
• Анализ актуальной документации, среди которой рабочие инструкции, технологические карты, планировки и так далее.

Результатами логистического аудита на складе являются следующие пункты:

• Список актуальных для предприятия проблем.
• Рекомендации по решению существующих проблем.
• Обоснование необходимости внедрения автоматизированной системы.

Ырысбек Ташбаев, к. т. н., заместитель генерального директора по развитию Института исследования товародвижения и конъюнктуры оптового рынка (ИТКОР)

Отлаженная система логистики на современном предприятии предполагает наличие квалифицированного и компетентного персонала, современного складского и транспортного оборудования, высокопроизводительных технологий. К сожалению, еще не все предприятия готовы к осуществлению системных проектов в области логистики. Причиной этого могут быть недостатки в организации работы компании, неотрегулированная система управления, неподготовленность персонала. Кроме того, консультанты по логистике обычно предлагают решения в тех функциональных областях, в которых они компетентны, не уделяя внимания системным проблемам предприятия. Все это в комплексе вынуждает компании обращаться к независимым экспертам с просьбой о проведении логистического аудита.

Логистический аудит в большей степени востребован на промышленных предприятиях, где задействованы все логистические функции в комплексе, включая закупки, производство и сбыт продукции; имеет смысл проводить его также в торговле. Результаты аудита могут быть полезны для фирм, предлагающих информационные и консалтинговые решения в области логистики, для складских операторов и экспедиторских компаний.

Что же подразумевается под логистическим аудитом и в чем его отличие от «привычной» бухгалтерской проверки? Согласно существующим определениям, «аудит – системный процесс получения и оценки объективных данных об экономических действиях и событиях, устанавливающий уровень их соответствия установленному критерию и представляющий результаты заинтересованным пользователям». Синонимами этого термина являются слова «исследование», «диагностика», «изучение». Следовательно, под логистическим аудитом можно понимать проводимую независимой стороной оценку всех аспектов цепи поставок компании, определение «сильных» и «слабых» сторон логистической системы предприятия, отслеживание тенденций, влияющих на их формирование, проведение анализа случаев неэффективного использования ресурсов, определение уровня конкурентоспособности логистической системы предприятия.

Ключевой принцип логистического аудита – продвижение от общего к частному: от глобальных целей и показателей операционной работы к причинам низкой эффективности, производительности и упущенных возможностей и только после этого – к детальному исследованию выбранных сфер деятельности предприятия.

В соответствии с этим принципом, например, локальная оптимизация склада или транспортной системы не проводится на этапах сбыта продукции или закупок – такие решения принимают только исходя из системного видения всей цепочки поставок. Для проведения логистического аудита на предприятии создается команда, в которую включают представителей как служб логистики, так и других функциональных подразделений (финансы и бухгалтерия, контроль, маркетинг и продажи, производство и закупки, информационные технологии), а также сторонних экспертов. Чрезвычайно важен профессиональный уровень привлекаемых специалистов. Они не обязательно должны быть знатоками специфики конкретного бизнеса, но, по крайней мере, должны быть компетентны в области теории и практики логистики и управления цепями поставок. Это позволит выявить резервы и скрытый потенциал, имеющийся на предприятии, и дать объективную оценку уровня его логистического менеджмента.

На предварительном этапе команда в течение 2…3 дней изучает области продаж (розничные и оптовые клиенты), складирования (склады сырья и материалов, готовой продукции), производства. Затем в течение недели эксперты обрабатывают результаты аудита и готовят перечень рекомендаций (точнее, круг вопросов), подлежащих аудиту. Совместно со специалистами предприятия приглашенные эксперты формулируют вопросы, которые ложатся в основу интервью, анкет, вопросников, и составляют перечень показателей, по которым оцениваются логистические функции. Для этого они отбирают из различных существующих моделей (таких, как SCOR, или др.) показатели, которые наиболее применимы на этом предприятии. На предварительном этапе важно установить контакты между членами команды по проведению аудита и собственниками бизнеса: для предприятия вопросы, связанные с логистикой, являются расходной составляющей, и важно, чтобы владельцы ясно видели, какие выгоды они получат от внедрения отлаженной логистической системы.

По окончании предварительного этапа можно переходить непосредственно к процедуре логистического аудита, который по форме можно разделить на внешний и внутренний. Есть разные мнения о том, какому из этих подходов следует отдать предпочтение на начальном этапе, но при работе с неформализованной структурой внутренней логистики более логичным будет проведение аудита внутри предприятия.

Процедура внутреннего аудита включает:

Интервью с представителями функциональных направлений по вопросам, имеющим отношение к логистике (транспорт, склады, запасы, поставки, система управления, мотивация);

Обработку выборки документов предприятия (первичная документация, различные файлы, отчеты как внутренние, так и внешние);

Сбор данных по договорам для проведения статистического анализа и точного описания работы существующей логистической системы.

Важно, чтобы основные предложения по плану мероприятий, решения и идеи исходили от тех членов команды логистического аудита, которые представляют предприятие-заказчика. В ходе проводимого системного анализа выстраивается система операционных показателей, которые можно разделить на четыре группы:

• показатели эффективности обслуживания клиентов (внутренних и внешних клиентов) и оценки качества сервиса;
• показатели, связанные с затратами на выполнение логистических функций (затраты на закупки, поставки, транспорт, склады, складирование, запасы). При анализе затрат проводят расчет «затраты–выгоды» – имеются в виду выгоды, получаемые клиентами от реализации тех или иных решений;
• показатели использования активов (складские сооружения, собственный парк подвижного состава). Составляющие инфраструктуры с расширением масштабов бизнеса и географии операций начинают все больше сказываться на себестоимости продукции для производственных предприятий и товаров для торговых фирм;
• показатели бенчмаркинга – изучение лучшего в практике конкурентов заказчика в областях, касающихся логистики.

Имея на руках результаты внутреннего аудита, команда может переходить к аудиту внешнему, в процессе которого изучают ожидания и требования клиентов с целью определения показателей работы компании, рассматривают приемы, используемые конкурентами, а также уровни требуемого обслуживания. Проводится внешний аудит в виде почтовой рассылки анкет, выборочных собеседований с клиентами (представителями различных обслуживаемых сегментов рынка, покупателями с разным объемом закупок и из разных географических мест). Типовые вопросники и анкеты адаптируются под каждое предприятие; при этом опрашиваются обычно как руководители компании и отдельных подразделений, так и конкретные специалисты. Анкеты выполняют несколько функций: они служат в качестве источника получения структурированной информации о логистической системе компании и средства привлечения внимания специалистов к ключевым вопросам функционирования этой системы. При обработке анкет основное внимание обращают на качество обслуживания клиентов, анализ причин и следствий по разным видам издержек.

Результаты внешнего аудита позволяют группе по проведению логистического аудита сформулировать рекомендации в отношении будущей стратегии компании и указать изменения, которые требуется провести в действующей операционной системе логистики, описать рекомендованную стратегию разработки эффективной и производительной системы логистики.

В качестве примера предлагаю рассмотреть, как проводился логистический аудит в холдинге, имеющем в своем составе промышленные предприятия по производству яиц, торговый дом и управляющую компанию. Для опросов, интервью и других вспомогательных видов деятельности во время аудита привлекались студенты и преподавательский состав вузов, расположенных в том же городе, что и холдинг. Это, по нашему мнению, принципиальный момент – такой шаг позволит решить проблему подготовки системных аналитиков в области логистики, с тем чтобы в дальнейшем они могли занять должности координаторов или логистов на предприятиях.

В ходе проведения аудита было выявлено, что на каждом из предприятий есть специалисты, отвечающие за склады, закупки, финансы, бухгалтерию. Управляющая компания осуществляет общий контроль, координирует операции, управляет инвестициями. Весь логистический процесс разбивался на отдельные подпроцессы: закупок и поставок сырья для первого предприятия, поставок и отгрузок продукции/полуфабриката от первого предприятия последующим, отгрузки продукции от этих предприятий торговому дому, который осуществлял отгрузку и доставку продукции до покупателя и прямые отгрузки другим оптовым компаниям. Основные проблемы в холдинге возникали на стыке подразделений и предприятий; зачастую имело место дублирование функций, обязанностей. Не всегда была в наличии информационная система, консолидирующая сведения, которые поступали от подразделений на разных этапах логистического процесса.

Исследованию и анализу подверглись следующие виды деятельности холдинга:

1. Обслуживание клиентов.

2. Транспортировка.

3. Складирование.

4. Управление запасами.

5. Планирование операций.

6. Продажи и маркетинг.

7. Финансы и бухгалтерия.

8. Закупки.

9. Общий менеджмент.

Целью работ стало выявление проблем, «узких» мест и резервов совершенствования логистической системы, повышение эффективности и производительности системы логистического обеспечения снабженческо-производственно-сбытовой деятельности холдинга.
Что же посоветовали сделать специалисты для улучшения логистики на этом предприятии? Поскольку перечень всех рекомендаций был довольно большим, рассмотрим лишь первые четыре позиции, более всего связанные с логистикой.

В области обслуживания клиентов

Разработка системы обслуживания клиентов. Разработка классификации клиентов на основе анализа существующих клиентов, процедур работы с клиентами, условий стандартизации и формализации работы с клиентами.

Анализ приоритетности работы с клиентами.

Анализ требований клиентов по разным параметрам.

Разработка стандартов обслуживания, включая обоснование уровней обслуживания клиентов.

Анализ и обоснование структуры добавленной стоимости для внутренних и внешних клиентов.

Расчет показателей эффективности и производительности обслуживания клиентов.

В области транспортировки

Анализ условий для внедрения системы управления транспортом.

Анализ возможностей сокращения числа перегрузок.

Анализ существующих процедур развоза яиц.

Анализ мер по исключению нерациональных перевозок.

Анализ существующей структуры транспортных средств (устаревший парк подвижного состава).

Анализ показателей использования парка подвижного состава.

Анализ условий для введения системы мотивации водителей.

Анализ существующих процедур найма внешнего транспорта.

Разработка системы управления транспортными затратами.

Расчет показателей эффективности и производительности транспортировки.

В области складирования

Разработка системы управления складированием.

Анализ условий хранения яиц на складах.

Анализ процедуры отгрузки продукции со складов птицефабрик в Москву.

Анализ пропускной способности складов и птицефабрик при комбикормовом производстве.

Анализ технологических процессов на складах сырья и готовой продукции.

Анализ задержек и простоев при разгрузке (погрузке) на складах.

Анализ «затраты–выгоды» наличия склада распределительного центра в городе.

Анализ процессов доставки свежих яиц с фабрик на склад распределительного центра.

Разработка мероприятий по поддержанию на складах оптимальной температуры.

Расчет показателей эффективности и производительности складирования.

В области управления запасами

Разработка системы управления запасами.

Анализ сбоев в сроках поставок.

Анализ процедуры прогнозирования цен на зерно.

Анализ работы с производителями.

Анализ порядка заключения и продления договоров.

Анализ процедуры выделения денег на закупки.

Анализ стратегических запасов.

Разработка процедуры расчета и обоснования размеров и структуры запасов на всех этапах цепочки поставок (от розницы до закупок сырья).

Разработка процедуры расчета страхового запаса.

Расчет показателей эффективности и производительности системы управления запасами.

Правильная организация работ и распределения сотрудников по конкретным операциям позволяет добиваться слаженности их действий и, в конечном счете, ведет к минимизации расходов и повышению эффективности работы склада.

Описание и схема процесса приемки, размещения и хранения готовой продукции

Готовая продукция, разлитая и упакованная в различные типы тары, поступает на транспортерах на территорию складского комплекса. Далее начальники смены отдельных складов контролируют количество и вид поступившей продукции, оформляются товаросопроводительные документы. Внутри склада продукция сортируется кладовщиками и распределяется грузчиками на стеллажах. Оператором смены документируются все процессы выгрузки, приемки и хранения продукции, ведется строгий учет количества приходящей на склад и уходящей со склада продукции. Составленный отчет о проведенных во время смены операциях передается главному оператору склада.

Контроль условий хранения готовой продукции обеспечивается начальником смены, результаты документируются оператором смены. Монтаж и демонтаж необходимого оборудования, а также его обслуживание ведется механиком склада.

Разгрузка продукции и отправка ее на реализацию происходит согласованно с работой Отдела продаж и производится только при наличии документов, подтверждающих распоряжение начальства. Данные процессы также контролируются начальником смены и оператором смены.

Управление всеми складскими операциями обеспечивает начальник складского комплекса, организацию процессов ведет начальник склада и его заместитель, в чьи обязанности также входит выбор обслуживающего оборудования, установление режимов хранения и т.д. Все манипуляции с готовой продукцией строго отслеживаются и документируются.

Обоснование выбора проверяемых элементов качества

Процесс приемки и хранения готовой продукции в помещениях складского комплекса довольно сложен. Для подержания высокой эффективности работы отдела сотрудники должны быть хорошо обучены и строго следовать должностным инструкциям. Ниже перечислены этапы процесса, на которых наиболее часто могут быть обнаружены несоответствия:

1. Приемочный контроль продукции по количеству и качеству. При некачественном контроле продукции может быть нарушена отчетность склада и предприятие понесет неучтенные убытки. 2. Размещение продукции на складе. При неудовлетворительной работе грузчиков и кладовщиков возможно возникновение поврежденной упаковки или тары продукции. Это недопустимо на предприятии пищевой промышленности, так как в следствие этого может возникнуть заражение продукции м/о или внесение в нее химикатов, что повлечет за собой затраты на брак. 3. Хранение продукции. При нарушении условий хранения продукция может стать непригодной к употреблению, что повлечет за собой большие затраты на брак.

Программа аудита

Основными задачами проверки является: установление компетентности сотрудников, их осведомленность о новейшей с нормативной документации, качество и соответствие заявленных процессов производства нормативным (приложение). Аудитирование будет включать в себя проверку документации предприятия, осведомленности руководящих лиц о работе и эффективности проверяемого отдела, аудит сотрудников отдела на месте, проверку условий выполнения поставленных перед отделом задач.

Внутренний аудит отдела складских операций позволит выявить причины снижения эффективности работы отдела и вывести качество проводимых в нем процессов на новый уровень.

Элементы системы качества, проверяемые при аудите:

1. Ответственность руководства.

2. Управление документацией и данными (ведение журналов и отчетности по приемке и отправки на реализацию готовой продукции).

3. Управление контрольным и другим оборудованием.

4. Управление процессом (контроль за выполнением обязанностей складских рабочих).

5. Управление несоответствующей продукцией (идентификация несоответствующей продукции и отправка ее на утилизацию).

6. Погрузочно-разгрузочные работы, хранение.

7. Соответствие условий приемки и хранения продукции нормативным показателям.

8. Управление регистрацией данных.

9. Техническое обслуживание.

10. Подготовка кадров.

Матрица ответственности проведения аудита

График аудита подразделения

Составление чек-листа

Вопросник аудитора

Составление отчета об аудите

Для составления программы проверки и выбора процедур сбора аудиторских доказательств целесообразно составить вопросник аудитора для проверки учета готовой продукции и товаров (табл. 2.3).

Таблица 2.3

Вопросник аудитора для проверки учета готовой продукции и товаров

Таблица 2.4

Программа аудиторской проверки бухгалтерского учета готовой продукции и товаров в ООО ПКП «Ромашка»

Среди документов, подлежащих проверке при аудите реализации готовой продукции и товаров в ООО ПКП «Ромашка» были выделены следующие документы:

Первичные документы по учету готовой продукции:

1. Приказ об учетной политике организации;

2. Договоры на реализацию продукции;

3. Приказ-накладная (комбинированный документ, совмещающий распоряжение складу на отпуск готовой продукции и накладную, являющуюся сопроводительным документом, фиксирующим отпущенное количество продукции);

4. Счет-фактура;

5. Товарно-транспортная накладная;

6. Карточки складского учета;

7. Приемо-сдаточная накладная по сдаче на склад готовой продукции;

8. Акт сдачи на склад готовой продукции;

9. Инвентарные описи;

10. Накладные на реализацию готовой продукции, коносаменты.

Первичные документы по учету товаров:

Акт о приемке товаров;

Акт о завесе тары;

Товарный ярлык;

Товарная накладная;

Акт о списании товаров;

Карточка количественно-стоимостного учета;

Товарный отчет;

Отчет по таре;

Счета-фактуры;

Книга продаж.

Регистры синтетического и аналитического учета включают:

1. Главная книга;

2. Журналы - ордера № 10;

3. Ведомость выпуска готовой продукции;

4. Ведомость отгрузки и реализации готовой продукции;

5. Количественно суммовые карточки, оборотные ведомости.

Бухгалтерская отчетность:

1. Форма №1 (бухгалтерский баланс):

Стр. 215 «Готовая продукция и товары для перепродажи»;

Стр. 216 «Товары отгруженные»;

Стр.218 «Прочие запасы и затраты», по которой показываются запасы и затраты, не нашедшие отражения в других строках подраздела «запасы» раздела II бухгалтерского баланса;

Стр. 231 «Дебиторская задолженность покупателей и заказчиков».

2. Форма №2 (Отчет о прибылях и убытках).